Satışdan Ödənişə: Turizm Agentlikləri Satışın Hər Mərhələsini Necə İdarə Edə Bilər?
Turizm agentliyi üçün satış müştərinin tur, aviabilet, otel və ya digər səyahət xidmətini seçməsi ilə başa çatmır. Əslində, bu, daha uzun əməliyyat və maliyyə prosesinin yalnız başlanğıcıdır.
Bir turizm satışı müştəri məlumatlarını, xidmət detallarını, təchizatçı xərclərini, komissiyaları, avans ödənişlərini, qalıq məbləğləri, fakturaları, müqavilələri, geri qaytarmaları və digər maliyyə əməliyyatlarını əhatə edə bilər. Bu mərhələlər ayrı-ayrılıqda idarə edildikdə, hətta uğurlu satış belə agentlik üçün əlavə inzibati iş yükü yarada bilər.
Müştərilərin və satışların sayı artdıqca hər bir əməliyyatı əl ilə izləmək daha da çətinləşir. Satış komandası nəyin satıldığını, maliyyə komandası hansı ödənişlərin edildiyini, rəhbərlik isə gəlirləri, alınacaqları, tərəfdaşlara olan öhdəlikləri və satışın gəlirliliyini aydın şəkildə bilməlidir.
Məhz bu səbəbdən turizm agentlikləri üçün strukturlaşdırılmış satış idarəetmə prosesi vacibdir.
Travacco ilə turizm agentlikləri satışın yaradılmasından ödənişlərin qeydiyyatına və əlaqəli maliyyə əməliyyatlarının tamamlanmasına qədər bütün prosesi vahid və əlaqəli sistem üzərindən idarə edə bilərlər.
Turizm Agentliyində Satış Sadəcə Satışı Tamamlamaq Demək Deyil
Müştərinin baxışından adi bir turizm satışı sadə görünə bilər.
Müştəri agentliklə əlaqə saxlayır, xidməti seçir, rezervasiyanı təsdiqləyir və ödəniş edir. Lakin bu əməliyyatın arxasında agentliyin tamamlamalı olduğu bir sıra əlavə mərhələlər olur.
Məsələn, turpaket alan müştəri üçün aşağıdakı proseslər tələb oluna bilər:
- Müştərinin qeydiyyatı və profilinin idarə edilməsi
- Tur və ya xidmət seçimi
- Təchizatçı məlumatları
- Satış qiyməti və alış dəyəri
- Komissiyanın hesablanması
- Müştəri ödənişinin qeydiyyatı
- Avans ödənişlərinin izlənməsi
- Qalıq məbləğin müəyyən edilməsi
- Müqavilə və fakturanın hazırlanması
- Təchizatçıya ödəniş
- Rezervasiya dəyişdikdə geri qaytarmaların idarə edilməsi
- Satışın gəlirliliyinin izlənməsi
Bu məlumatlar müxtəlif fayllarda, cədvəllərdə, mesajlarda və ya mühasibat qeydlərində saxlanıldıqda dəqiq məlumatı qorumaq çətinləşir.
Turizm agentliyinə lazım olan isə bu əməliyyatların bir-biri ilə əlaqəli olduğu satış prosesidir.
1. Strukturlaşdırılmış Satışla Başlayın
İlk mərhələ satışın özünün yaradılmasıdır.
Turizm agentlikləri müxtəlif məhsul və xidmətlərlə işləyirlər. Müştəri aviabilet, otel, turpaket, nəqliyyat xidməti və ya bir neçə xidməti birlikdə ala bilər.
Travacco Sales funksionallığı müxtəlif turizm satış ssenarilərinə uyğun şəkildə hazırlanıb. Agentliklər satış yarada, müştəri, xidmət, qiymət və ödənişlə bağlı məlumatları sistem daxilində təşkil edə bilərlər.
Beləliklə, satışın müxtəlif hissələri üçün ayrı-ayrı qeydlər aparmaq əvəzinə, hər bir əməliyyat üçün vahid məlumat bazası formalaşır.
Həm fərdi müştərilərlə, həm də biznes tərəfdaşları ilə işləyən agentliklər üçün satış məlumatlarının sistemli şəkildə saxlanılması xüsusilə vacibdir. B2C və B2B əməliyyatlarında qiymət, ödəniş və təchizatçı şərtləri fərqli ola bilər. Buna görə mərkəzləşdirilmiş satış məlumatları gündəlik əməliyyatların idarə edilməsini asanlaşdırır.
2. Müştəri Ödənişlərinə Nəzarəti Əldə Saxlayın
Satışın yaradılması maliyyə prosesinin yalnız bir hissəsidir.
Müştəri məbləğin tamamını dərhal ödəyə və ya əvvəlcə avans verərək qalan məbləği daha sonra ödəyə bilər. Xüsusi sistem olmadıqda əməkdaşlar ödənilmiş və qalan məbləği əl ilə hesablamalı ola bilərlər.
Travacco turizm agentliklərinə müştəri mədaxillərini və avans ödənişlərini satış prosesinin bir hissəsi kimi qeyd etməyə imkan verir.
Beləliklə, agentlik yalnız satışın mövcudluğunu deyil, onun maliyyə vəziyyətini də izləyə bilir.
Bu, aşağıdakı suallara daha asan cavab tapmağa imkan verir:
- Müştəri artıq nə qədər ödəniş edib?
- Qalıq borc varmı?
- Avans ödənişi qəbul edilibmi?
- Hansı satışlar üzrə hələ ödəniş edilməlidir?
- Müştəridən nə qədər məbləğ alınmalıdır?
Satış komandası üçün bu, ayrı-ayrı ödəniş qeydlərini yoxlamağa sərf olunan vaxtın azalması deməkdir. Rəhbərlik üçün isə alınacaqlar barədə daha aydın görünüş yaradır.
3. Təchizatçı Ödənişlərini Satışlarla Birlikdə İdarə Edin
Turizm agentliyi yalnız müştərilərdən ödəniş qəbul etmir. Eyni zamanda aviaşirkətlər, otellər, tur operatorları, nəqliyyat təminatçıları və digər tərəfdaşlar qarşısında maliyyə öhdəlikləri yaranır.
Beləliklə, eyni əməliyyatın iki maliyyə tərəfi formalaşır:
Müştəri ödənişi → Agentliyin gəliri
Təchizatçıya ödəniş → Agentliyin xərci
Yalnız bir tərəfə baxmaq satışın real maliyyə vəziyyəti haqqında tam təsəvvür yaratmır.
Travacco satış məlumatlarını təchizatçılarla bağlı maliyyə əməliyyatları ilə əlaqələndirərək agentliklərə müştəridən nə qədər ödəniş alındığını və müvafiq tərəfdaşa nə qədər ödənilməli olduğunu izləməyə kömək edir.
Bu, xüsusilə komissiyaların və fərqli alış-satış qiymətlərinin olduğu əməliyyatlarda faydalıdır.
Məsələn, turizm agentliyi bir xidməti 1 500 ABŞ dollarına satıbsa və təchizatçıya olan xərc 1 200 ABŞ dollarıdırsa, agentlik yalnız müştəridən alınacaq 1 500 ABŞ dollarını deyil, həm də təchizatçı qarşısındakı 1 200 ABŞ dollarlıq öhdəliyi görməlidir.
Bu göstəricilərin əlaqəli şəkildə izlənilməsi əməliyyatın maliyyə nəticəsini daha aydın görməyə imkan verir.
4. Satış Məlumatlarını Sənədlərə Çevirin
Turizm satışları çox vaxt yalnız daxili əməliyyat qeydindən ibarət olmur.
Satışdan asılı olaraq agentlik müqavilə, faktura, vauçer və ya müştəriyə təqdim edilən digər sənədləri hazırlamalı ola bilər.
Bu sənədlər hər satışdan sonra əl ilə hazırlandıqda əməkdaşlar məlumatları bir yerdən digərinə yenidən köçürməyə əlavə vaxt sərf edirlər. Bu isə ilkin satış məlumatları ilə son sənəd arasında uyğunsuzluq yaranması ehtimalını artırır.
Travacco satış prosesini sənəd yaradılması ilə əlaqələndirməyə kömək edir.
Müvafiq satış təsdiqləndikdən sonra həmin məlumatlar müştəri və maliyyə ilə bağlı əlaqəli proseslərdə istifadə oluna bilər. Bu, təkrarlanan işləri azaltmağa və satış məlumatlarının proses boyunca ardıcıl qalmasına kömək edir.
Artan satış həcminə malik turizm agentlikləri üçün bu cür avtomatlaşdırma əhəmiyyətli fərq yarada bilər. Çünki hər bir əməliyyatda qənaət edilən vaxt satışların sayı artdıqca daha böyük üstünlüyə çevrilir.
5. Geri Qaytarmaları Satış Prosesinin Bir Hissəsi Kimi İdarə Edin
Hər turizm satışı ilkin plan üzrə davam etmir.
Müştəri rezervasiyanı ləğv edə, xidməti dəyişə, geri qaytarma tələb edə və ya ilkin ödənişin yalnız bir hissəsini geri ala bilər. Bu kimi hallar agentliyin maliyyə qeydlərində də öz əksini tapmalıdır.
Geri qaytarma ayrıca əməliyyat kimi nəzərdən keçirilməməlidir. O, ilkin satışa, müştərinin balansına və agentliyin maliyyə nəticələrinə təsir edir.
Travacco Sales Operations funksionallığına daxil olan geri qaytarma idarəetməsi agentliklərə refund əməliyyatlarını qeyd etməyə və ilkin satışla sonrakı maliyyə əməliyyatları arasındakı əlaqəni qorumağa imkan verir.
Bu, xüsusilə uçuşlar, otellər, turlar və digər xidmətlər üzrə ləğvlərin və rezervasiya dəyişikliklərinin baş verə bildiyi turizm sektorunda vacibdir.
6. Müqavilələri, Fakturaları və Ödənişləri Əlaqəli Saxlayın
Turizm agentliklərinin qarşılaşdığı digər məsələlərdən biri sənədlərlə maliyyə əməliyyatlarının uyğunluğunu qorumaqdır.
Təsəvvür edin ki, bir əməkdaş satış yaradır, başqa əməkdaş ödənişi qeyd edir, üçüncü əməkdaş isə fakturanı hazırlayır. Bu proseslər bir-birindən ayrı idarə olunursa, hər kəs məlumatı yenidən yoxlamalı olur.
Əlaqəli sistem bu təkrarlanan işləri azaltmağa kömək edir.
Travacco daxilində satış məlumatları müştəri mədaxili, müqavilələr, fakturalar və geri qaytarmalar kimi əlaqəli əməliyyatlara ötürülə bilər. Bu, agentliyə satışın maliyyə dövrünü daha strukturlaşdırılmış şəkildə idarə etməyə imkan verir.
Məqsəd sadəcə ayrı-ayrı işləri rəqəmsallaşdırmaq deyil. Əsas məqsəd onları bir-biri ilə əlaqələndirmək və əməkdaşların eyni əsas məlumatlar üzərindən işləməsini təmin etməkdir.
7. Hər Satışın Maliyyə Nəticəsini Anlayın
Təkcə gəlir göstəricisi turizm agentliyinə satışın nə qədər uğurlu olduğunu göstərmir.
2 000 ABŞ dolları dəyərində satış ilk baxışdan yüksək görünə bilər. Lakin təchizatçı xərci 1 850 ABŞ dollarıdırsa, bu satışın maliyyə nəticəsi təchizatçı xərci 1 300 ABŞ dolları olan eyni məbləğdəki satışdan tamamilə fərqlidir.
Bu səbəbdən turizm agentlikləri həm gəlirləri, həm də xərcləri görməlidirlər.
Travacco agentliklərə müştəri ödənişlərini, təchizatçı ilə bağlı məbləğləri və satışla əlaqəli digər maliyyə əməliyyatlarını izləməyə kömək edir. Bu isə gəlirliliyin daha aydın şəkildə təhlil edilməsi üçün əsas yaradır.
Rəhbərlik artıq yalnız:
“Nə qədər satış etdik?”
sualına deyil, həmçinin:
“Nə qədər ödəniş toplamışıq?”
“Tərəfdaşlarımıza nə qədər borcumuz var?”
“Nə qədər məbləğ hələ alınmalıdır?”
“Satışın maliyyə nəticəsi nədir?”
kimi suallara da cavab tapa bilər.
Satışların sayı artdıqca bu səviyyədə görünürlük daha da əhəmiyyətli olur.
8. Müxtəlif Satış Modellərini Bir Sistemdə İdarə Edin
Turizm agentlikləri adətən yalnız bir növ məhsul satmırlar.
Bir əməkdaş aviabilet satışı yarada, digəri otel rezervasiyası ilə məşğul ola, başqa bir əməkdaş isə tam turpaket üzərində işləyə bilər. Bundan əlavə, korporativ müştərilərin fərqli qiymət və ödəniş şərtləri ola bilər.
Travacco müxtəlif turizm satış ssenarilərini eyni mühitdə dəstəkləmək üçün hazırlanıb.
Satışlar aşağıdakı kateqoriyaları əhatə edə bilər:
- B2C
- B2B
- Tur Paketləri
- Otellər
- Xidmətlər
- Multi-Tour
Bu, agentliklərə hər məhsul üçün tamamilə ayrı iş prosesi yaratmadan müxtəlif satış növlərini sistemli şəkildə idarə etməyə imkan verir.
Bu üstünlük eyni müştəri üçün bir neçə xidmət idarə edən agentliklərdə daha aydın görünür. Hər əməliyyatı bir-birindən ayrı qeyd kimi nəzərdən keçirmək əvəzinə, agentlik müştərinin turizm fəaliyyəti haqqında daha geniş görünüş əldə edə bilər.
9. Əl ilə İzləmədən Əlaqəli Satış Əməliyyatlarına Keçin
Cədvəllər və əl ilə aparılan qeydlər kiçik bizneslərdə və əməliyyatların sayı az olduqda işlək ola bilər.
Lakin agentlik böyüdükcə eyni yanaşmalar əməliyyat prosesində çətinliklər yarada bilər.
Əməkdaşlar ödəniş qeydlərini axtarmağa, qalıq borcları yoxlamağa, sənədləri hazırlamağa, təchizatçı ödənişlərini təsdiqləməyə və müxtəlif sistemlərdəki məlumatları tutuşdurmağa əlavə vaxt sərf edə bilərlər.
Əlaqəli satış idarəetmə sistemi bu iş prosesini dəyişir.
Travacco ilə satış prosesi və onunla əlaqəli maliyyə əməliyyatları məhz turizm agentlikləri üçün hazırlanmış vahid biznes həlli daxilində idarə olunur.
Bu isə satış komandalarının müştərilərə və satış fəaliyyətinə daha çox fokuslanmasına, sistemin isə hər əməliyyatdan sonra həyata keçirilən əməliyyat və maliyyə mərhələləri üçün strukturlaşdırılmış mühit yaratmasına imkan verir.
10. Satışdan Sonra Nə Baş Verir?
Müasir turizm agentliyi satışı tək bir hadisə kimi qiymətləndirməməlidir.
Əslində satış prosesi müştərinin “bəli” deməsindən sonra da davam edir.
Agentlik hələ də:
Satışı yaratmalı → Ödənişləri qeyd etməli → Qalıq məbləğləri izləməli → Təchizatçı öhdəliklərini idarə etməli → Sənədləri hazırlamalı → Lazım olduqda geri qaytarmaları həyata keçirməli → Gəlirliliyi izləməlidir
Bu mərhələlər bir-biri ilə əlaqələndirildikdə agentlik öz əməliyyatları üzərində daha çox nəzarət əldə edir.
Travacco bu prosesləri bir araya gətirərək turizm agentliklərinə satışın yaradılmasından əlaqəli maliyyə əməliyyatlarına qədər olan prosesi ayrı-ayrı iş axınlarına ehtiyac olmadan idarə etməyə imkan verir.
Bu yanaşma biznesin digər sahələri üçün də daha güclü baza yaradır. Müştəri məlumatları satışla əlaqəli qalır, təsdiqlənmiş əməliyyatlar isə müvafiq müştəri məlumatlarını yeniləyə və agentliyin maliyyə fəaliyyəti haqqında daha geniş görünüş yarada bilər.
Əlaqəli Satış İdarəetməsi Turizm Agentlikləri üçün Niyə Vacibdir?
Əsas çətinlik agentliyin nə qədər satış etməsi deyil. Əsas məsələ hər satışın özündə neçə mərhələnin olmasıdır.
Bir əməliyyat çoxsaylı fəaliyyətlər, sənədlər, ödənişlər və maliyyə qeydləri yarada bilər. Bunlar əl ilə idarə edildikdə satış həcmi artdıqca iş yükü də artır.
Əlaqəli satış sistemi agentliklərə bu prosesləri standartlaşdırmağa imkan verir.
Belə sistem təkrarlanan məlumat daxil etməni azaltmağa, ödəniş məlumatlarını daha aydın göstərməyə, müştəri və maliyyə məlumatlarını əlaqəli saxlamağa və rəhbərliyə satış fəaliyyəti haqqında daha şəffaf görünüş təqdim etməyə kömək edə bilər.
Turizm agentliyi üçün bu, satış prosesinin sadəcə əməliyyat qeydiyyatından daha çox şeyə çevrilməsi deməkdir. Satış artıq strukturlaşdırılmış əməliyyat iş axınının bir hissəsinə çevrilir.
Travacco: Satışın Yaradılmasından Maliyyə İdarəetməsinə Qədər
Travacco turizm agentlikləri üçün satış və əlaqəli maliyyə əməliyyatlarını vahid sistemdə birləşdirir.
B2C və B2B satışların yaradılmasından müştəri mədaxillərinin, avans ödənişlərinin, təchizatçı ödənişlərinin, müqavilələrin, fakturaların və geri qaytarmaların idarə edilməsinə qədər platforma agentliklərə satışın bütün dövrünü izləməyə kömək edir.
Buradakı əsas üstünlük sadəcə satış yaratmaq üçün əlavə bir alətə sahib olmaq deyil. Əsas dəyər satışdan əvvəl, satış zamanı və satışdan sonra baş verən mərhələlərin bir-biri ilə əlaqələndirilməsidir.
Satış məlumatları, müştəri məlumatları, sənədlər və maliyyə əməliyyatları birlikdə işlədikdə turizm agentlikləri parçalanmış prosesləri idarə etməyə daha az vaxt sərf edir və müştərilərə və biznesin inkişafına daha çox fokuslana bilirlər.
Turizm agentlikləri üçün tamamlanmış satış prosesin sonu deyil. Bu, bir sıra əməliyyat və maliyyə fəaliyyətlərinin başlanğıcıdır.
Müştəri ödənişləri izlənməli, təchizatçı öhdəlikləri idarə edilməli, müqavilə və fakturalar hazırlanmalı, geri qaytarmalar düzgün şəkildə qeyd edilməli və nəticədə hər bir əməliyyatın maliyyə nəticəsi müəyyən edilməlidir.
Bu mərhələlərin ayrı-ayrılıqda idarə edilməsi satış əməliyyatlarını lazımsız şəkildə mürəkkəbləşdirə bilər.
Travacco kimi əlaqəli həll turizm agentliklərinə ilkin satışdan ödənişə və sonrakı maliyyə əməliyyatlarına qədər bütün bu prosesləri bir sistemdə birləşdirməyə imkan verir.
Satışın hər mərhələsi bir-biri ilə əlaqəli olduqda agentlik öz əməliyyatları, maliyyəsi, müştəriləri və ümumi biznes fəaliyyəti haqqında daha aydın görünüş əldə edir.
İlk satışdan son ödənişə qədər hər mərhələ önəmlidir. Travacco turizm agentliklərinə bu mərhələlərin hamısını vahid və əlaqəli sistemdə idarə etməyə kömək edir.