Rezervasiyadan Ödənişə: Travacco Satış, Faktura və Maliyyə Əməliyyatlarını Necə Birləşdirir
Turizm agentliyində satış müştərinin rezervasiyanı təsdiqləməsi ilə başa çatmır.
Hər bir aviabilet, otel rezervasiyası, tur paketi və ya səyahət xidmətinin arxasında izlənilməli maliyyə prosesi dayanır. Müştəri sistemdə qeydiyyata alınmalı, satış qeydə alınmalı, lazım olduqda faktura hazırlanmalı, ödənişlər izlənilməli və agentlik nə qədər gəlir əldə etdiyini, nə qədər məbləğin hələ ödənilmədiyini və vəsaitlərin necə hərəkət etdiyini dəqiq bilməlidir.
Bu proseslər ayrı-ayrı idarə edildikdə, hətta uğurlu bir satış belə əlavə iş yükü yarada bilər.
Rezervasiya bir sistemdə, müştəri məlumatları başqa sistemdə, fakturalar Excel cədvəllərində, ödəniş məlumatları isə tamamilə fərqli bir yerdə saxlanıla bilər. Müştəri və rezervasiya sayı artdıqca bu məlumatları əl ilə birləşdirmək getdikcə çətinləşir.
Məhz burada Travacco fərqli yanaşma təqdim edir.
Travacco satışları, CRM-i, fakturaları və maliyyə əməliyyatlarını vahid turizm agentliyi idarəetmə sistemi daxilində birləşdirir. Bunun sayəsində agentlik satışın yaradıldığı andan ödəniş tam başa çatana qədər onun maliyyə prosesini izləyə bilir.
Turizm Satışı Sadəcə Rezervasiyadan İbarət Deyil
Sadə bir nümunəyə nəzər salaq.
Müştəri turizm agentliyinə müraciət edir və istirahət paketi almaq istəyir. Paketə aviabilet, otel, hava limanı transferi və əlavə xidmətlər daxildir.
Müştəri üçün bu, sadəcə bir alışdır.
Agentlik üçün isə bu alış bir neçə əməliyyat və maliyyə mərhələsindən ibarətdir.
Agentlik:
- Müştəri profilini yaratmalı və ya tapmalıdır
- Satışı qeyd etməlidir
- Seçilmiş xidmətləri əlavə etməlidir
- Ümumi məbləği izləməlidir
- Ödənişləri qeyd etməlidir
- Fakturaları hazırlamalıdır
- Qalıq borcları izləməlidir
- Maliyyə əməliyyatlarını yeniləməlidir
- Satışın nəticəsini və performansını izləməlidir
Əgər bütün bu mərhələlər ayrı-ayrılıqda idarə olunursa, əməkdaşlar məlumatları bir sistemdən digərinə köçürmək üçün dəyərli vaxt sərf edirlər.
Travacco isə bu prosesləri bir araya gətirir. Beləliklə, satış zamanı yaradılan məlumat maliyyə prosesinə davam edir və eyni məlumatın dəfələrlə daxil edilməsinə və yoxlanılmasına ehtiyac azalır.
Müştəri Məlumatından Satışa
Proses müştəridən başlayır.
Travacco CRM-i turizm agentliklərinə müştəri məlumatlarını və satış fəaliyyətini əlaqəli şəkildə idarə etməyə imkan verir. Hər rezervasiyanı ayrıca və əlaqəsiz əməliyyat kimi görmək əvəzinə, agentlik müştəri və onun bizneslə münasibəti haqqında daha geniş təsəvvür əldə edə bilər.
Müştəri alış etdikdə agentlik müvafiq satışı və xidmətləri sistem daxilində qeyd edə bilər.
Bu, xüsusilə B2C və B2B satışları ilə işləyən agentliklər üçün faydalıdır.
Məsələn, istirahət paketi alan B2C müştərisi ilə öz müştəriləri üçün xidmət rezervasiya edən B2B tərəfdaşının satış prosesi fərqli ola bilər. Lakin hər iki halda dəqiq məlumatların saxlanılması və maliyyə izlənməsi vacibdir.
Satış məlumatlarını müştəri və maliyyə məlumatları ilə eyni mühitdə saxlamaq agentliklərə konkret bir əməliyyatın nə ilə nəticələndiyini anlamaq üçün müxtəlif sistemlər arasında axtarış aparmaq ehtiyacını azaltmağa kömək edir.
B2C və B2B Satışları Eyni İş Axınında
Turizm agentlikləri nadir hallarda yalnız bir növ müştəri ilə işləyir.
Bəzi satışlar birbaşa fərdi səyahətçilərdən, digərləri isə biznes tərəfdaşlarından, korporativ müştərilərdən və ya digər agentliklərdən gəlir.
Bu satışları ayrı-ayrılıqda idarə etmək, xüsusilə fakturalar, ödənişlər və müştəri məlumatları düzgün əməliyyatla əlaqələndirilməli olduqda əlavə mürəkkəblik yarada bilər.
Travacco həm B2C, həm də B2B satış proseslərini dəstəkləyərək agentliklərə əməliyyatlarını idarə etmək üçün mərkəzləşdirilmiş mühit təqdim edir.
Burada əsas üstünlük sadəcə iki fərqli satış seçiminin mövcud olması deyil.
Əsas məsələ həmin satışlar zamanı yaradılan məlumatların agentliyin digər əməliyyatları ilə əlaqəli qalmasıdır.
Satış yaradıldıqdan sonra ayrıca və əlaqəsiz bir qeyd kimi qalmamalıdır. O, müştəri, xidmətlər, faktura, ödəniş məlumatları və həmin satışla bağlı maliyyə fəaliyyəti ilə əlaqəli olmalıdır.
Satış Prosesindən Çıxmadan Fakturaların İdarə Edilməsi
Fakturalar turizm agentliyinin fəaliyyətində ən vacib elementlərdən biridir. Lakin onlar eyni zamanda təkrarlanan inzibati işlərin əsas mənbələrindən birinə çevrilə bilər.
Fakturalar əl ilə hazırlandıqda əməkdaşlar müştəri məlumatlarını, xidmət detallarını, qiymətləri və ödəniş məlumatlarını bir sistemdən digərinə köçürməli ola bilərlər.
Bu isə iki əsas problem yaradır.
Birincisi, vaxt aparır.
İkincisi, hər bir manual məlumat köçürülməsi xəta ehtimalını artırır.
Travacco-nun All Invoices funksionallığı agentliklərə fakturaları mərkəzləşdirilmiş şəkildə idarə etməyə imkan verir. Fakturaları satış prosesindən kənarda ayrıca sənədlər kimi saxlamaq əvəzinə, agentlik onları öz biznes əməliyyatları ilə əlaqəli şəkildə idarə edə bilər.
Bu, fakturaları tapmağı, izləməyi və onların hansı əməliyyata aid olduğunu müəyyən etməyi asanlaşdırır.
Onlarla və ya yüzlərlə əməliyyat həyata keçirən agentlik üçün bu fərq xüsusilə əhəmiyyətlidir.
Məqsəd yalnız fakturaları daha sürətli yaratmaq deyil. Əsas məqsəd satış və faktura arasındakı əlaqəni daha aydın və izlənilə bilən etməkdir.
Satışdan Sonra Ödənişlərin İzlənməsi
Satışın yaradılması maliyyə prosesinin yalnız bir hissəsidir.
Növbəti sual isə çox sadədir:
Müştəri ödəniş edibmi?
Müştəri hissə-hissə ödəniş etdikdə, qismən ödəniş etdikdə və ya borcu qaldıqda bu sual daha da əhəmiyyətli olur.
Mərkəzləşdirilmiş izləmə olmadıqda əməkdaşlar cari ödəniş statusunu müəyyən etmək üçün bank məlumatlarını, mesajları, Excel cədvəllərini və ya mühasibat sənədlərini ayrıca yoxlamalı ola bilərlər.
Travacco-nun maliyyə əməliyyatları bu fəaliyyətləri eyni sistem daxilində birləşdirməyə kömək edir.
Ödənişlər və maliyyə hərəkətləri agentliyin biznes fəaliyyəti ilə əlaqəli şəkildə qeyd edilə və izlənilə bilər. Bu isə əməkdaşlara nə qədər vəsaitin daxil olduğunu və hansı məbləğlərin hələ diqqət tələb etdiyini daha aydın göstərir.
Məsələn, müştərinin 2 000 ABŞ dolları dəyərində tur paketi aldığını və ilkin olaraq 800 ABŞ dolları ödədiyini düşünək.
Rezervasiyanı sadəcə “satıldı” kimi işarələmək kifayət deyil. Agentlik bilməlidir:
Ümumi satış: 2 000 ABŞ dolları
Ödənilən: 800 ABŞ dolları
Qalıq: 1 200 ABŞ dolları
Bu fərq maliyyə nəzarəti baxımından olduqca vacibdir.
Təsdiqlənmiş satış heç də həmişə agentliyin tam məbləği əldə etdiyi anlamına gəlmir.
Satış və maliyyə məlumatları əlaqəli olduqda əməkdaşlar ayrıca manual qeydlər aparmadan bu fərqi asanlıqla izləyə bilərlər.
Maliyyə Əməliyyatları Bir Yerdə
Turizm agentlikləri yalnız müştəri ödənişləri ilə işləmirlər.
Təchizatçılara ödənişlər, xərclər, geri ödənişlər, komissiyalar, əməliyyat xərcləri və biznesə təsir edən digər maliyyə hərəkətləri də mövcuddur.
Məhz buna görə maliyyə idarəetməsini satış idarəetməsindən tamamilə ayırmaq mümkün deyil.
Travacco-nun Financial Operations funksionallığı agentliklərə maliyyə hərəkətlərini satış və müştəri əməliyyatları ilə eyni ekosistem daxilində idarə etməyə imkan verir.
Bu isə biznes haqqında daha əlaqəli və bütöv bir görünüş yaradır.
Agentlik artıq yalnız:
“Nə qədər rezervasiya etdik?”
sualını verməklə kifayətlənmir.
O, həmçinin:
“Bu rezervasiyaların maliyyə baxımından nəticəsi nə oldu?”
sualına cavab tapa bilir.
Bu fərq əhəmiyyətlidir.
Yalnız satış göstəriciləri turizm agentliyinin fəaliyyətinin tam mənzərəsini göstərmir. Rəhbərlik gəlirləri, ödənişləri, xərcləri, qalıq məbləğləri və digər maliyyə fəaliyyətlərini də anlamalıdır.
Bu sahələrin birləşdirilməsi məlumatları qərarvermə üçün daha faydalı edir.
Satış Məlumatları İdarəetmə Məlumatına Çevrilir
Satış və maliyyə əməliyyatları əlaqələndirildikdə məlumatın dəyəri artıq ayrı-ayrı əməliyyatlarla məhdudlaşmır.
Travacco hesabat və analitika imkanları təqdim edir ki, bu da rəhbərliyə agentlikdə baş verən prosesləri daha aydın şəkildə analiz etməyə kömək edir.
Məsələn, rəhbərlik bilmək istəyə bilər:
- Hansı satış kanalları daha yaxşı nəticə göstərir?
- Müəyyən dövr ərzində nə qədər satış həyata keçirilib?
- Nə qədər vəsait toplanıb?
- Hansı ödənişlər hələ tamamlanmayıb?
- Ən çox satış edən əməkdaşlar kimlərdir?
- Agentliyin maliyyə fəaliyyəti zamanla necə dəyişir?
Bu suallara cavab vermək üçün sadəcə rezervasiya siyahısı kifayət etmir.
Bunun üçün əlaqələndirilmiş biznes məlumatları lazımdır.
Travacco-nun KPI Center və analitika imkanları əməliyyat məlumatlarını biznes performansının daha aydın mənzərəsinə çevirməyə kömək edir.
Beləliklə, agentlik ayın sonunu gözləmədən nələrin baş verdiyini görə bilər.
Rəhbərlər sistemdəki real fəaliyyət məlumatlarından istifadə edərək performansı izləyə və daha əsaslandırılmış qərarlar qəbul edə bilərlər.
Daha Az Məlumat Daxil Edilməsi, Daha Az Səhv Ehtimalı
Manual proseslərin gizli xərclərindən biri yalnız əməkdaşların məlumat daxil etməyə sərf etdiyi vaxt deyil.
Digər vacib məsələ məlumatların uyğunsuzluğu ehtimalıdır.
Təsəvvür edin ki, müştərinin adı üç dəfə, xidmətin qiyməti iki dəfə, ödəniş məbləği isə iki ayrı sənəddə daxil edilir.
Kiçik bir fərq belə sonradan qarışıqlıq yarada bilər.
Mərkəzləşdirilmiş sistem bu təkrarı azaltmağa kömək edir.
Müştəri, satış, faktura və maliyyə məlumatları əlaqəli olduqda əməkdaşların eyni məlumatı mümkün olduğu qədər müxtəlif yerlərdə yenidən yaratmasına ehtiyac qalmır.
Bu isə daha ardıcıl iş axınının formalaşmasına kömək edir.
Nəticə xüsusilə böyüyən agentliklər üçün əhəmiyyətlidir.
Həftədə on rezervasiya edən agentlik manual prosesləri müəyyən qədər rahat idarə edə bilər.
Lakin yüzlərlə əməliyyat həyata keçirən agentlik sonsuza qədər yaddaşa, Excel cədvəllərinə və dağınıq məlumatlara güvənə bilməz.
Müştəri Ödənişi Haqqında Soruşduqda Nə Baş Verir?
Məlumatların əlaqəli olması müştəri ünsiyyəti baxımından da vacibdir.
Təsəvvür edin ki, müştəri agentliyə müraciət edib soruşur:
“Mən indiyə qədər nə qədər ödəmişəm?”
və ya:
“Fakturamı yenidən göndərə bilərsiniz?”
və ya:
“Rezervasiyama hansı xidmətlər daxildir?”
Əməkdaş sadə bir suala cavab vermək üçün müxtəlif platformalarda axtarış aparmamalıdır.
Müştəri və əməliyyat məlumatları Travacco daxilində sistemli şəkildə təşkil edildikdə əməkdaşlar lazımi məlumatlara daha sürətli çıxış əldə edə və müştərinin rezervasiyası haqqında daha aydın təsəvvürlə ünsiyyəti davam etdirə bilərlər.
Bu, həm müştəri təcrübəsini yaxşılaşdırır, həm də agentlik daxilində lazımsız işi azaldır.
Daxili İdarəetmədən Müştəri Təcrübəsinə
Satış və maliyyə arasındakı əlaqə yalnız agentliyin daxilində əhəmiyyət daşımır.
Bu əlaqə müştərinin əldə etdiyi təcrübəyə də təsir edə bilər.
Travacco-nun Client Portal funksionallığı müştərilərə müvafiq səyahət məlumatlarına və sənədlərə çıxış imkanı təqdim edir. Bu, agentliklərə hər bir məlumatı ayrıca mesaj və e-mail vasitəsilə dəfələrlə göndərmək ehtiyacını azaltmağa kömək edir.
Agentlik hər bir sənəd və məlumat üçün müştərinin yeganə informasiya mənbəyi olmaq əvəzinə, müştəriyə səyahəti ilə bağlı məlumatlara daxil ola biləcəyi xüsusi bir platforma təqdim edə bilər.
Bu, mühüm bir dəyişiklik yaradır.
Sistem artıq yalnız agentliyə rezervasiyanı idarə etməyə kömək etmir.
O, həmçinin agentliyə rezervasiya təcrübəsini müştəriyə daha yaxşı şəkildə təqdim etməyə imkan verir.
Bu Prosesləri Birləşdirmək Niyə Vacibdir?
Turizm agentliyi CRM, satış, faktura, ödəniş, kommunikasiya və hesabat üçün ayrı-ayrı alətlərdən istifadə edə bilər.
Problem çoxsaylı alətlərin mövcud olması deyil.
Problem həmin alətlərin bir-biri ilə əlaqə qura bilmədiyi zaman yaranır.
Bir-birindən ayrı sistemlərin hər biri məlumatların köhnəlməsi üçün yeni bir risk yaradır.
Hər manual məlumat köçürülməsi əməkdaş üçün əlavə iş deməkdir.
Hər Excel cədvəli ayrıca idarə edilməli olan yeni bir sənədə çevrilir.
Və hər əlaqəsiz proses rəhbərliyin biznesin ümumi mənzərəsini görməsini çətinləşdirir.
Travacco isə əsas turizm agentliyi əməliyyatlarını vahid ekosistem daxilində birləşdirərək fərqli yanaşma təqdim edir.
Proses belə görünə bilər:
Müştəri → CRM → Satış → Xidmətlər → Faktura → Ödəniş → Maliyyə Əməliyyatı → Hesabat
Hər mərhələ ayrıca və əlaqəsiz tapşırıq kimi mövcud olmaq əvəzinə növbəti mərhələ ilə əlaqələndirilir.
Hər Satışı Anlamağın Daha Yaxşı Yolu
Turizm agentliyi üçün idarəetmə sisteminin əsl dəyəri yalnız onun neçə funksiyaya sahib olması ilə ölçülmür.
Əsas məsələ həmin funksiyaların birlikdə necə işləməsidir.
Satışla əlaqələndirilməyən CRM məlumatların parçalanmasına səbəb olur.
Fakturalarla əlaqələndirilməyən satış proqramı əlavə inzibati iş yaradır.
Maliyyə izlənməsi olmayan fakturalar tam maliyyə mənzərəsini göstərmir.
Satış konteksti olmayan maliyyə məlumatları isə rəqəmlərin haradan yarandığını anlamağı çətinləşdirir.
Travacco bu prosesləri bir araya gətirir.
B2C və B2B satışlardan fakturalara, ödənişlərə, maliyyə əməliyyatlarına, CRM-ə, KPI izlənməsinə və analitikaya qədər sistem turizm agentliklərinə bizneslərinin əlaqəli və bütöv mənzərəsini təqdim etmək üçün hazırlanıb.
Çünki müştəri “Bəli” dedikdən sonra rezervasiya Excel cədvəlində itib getməməlidir.
O, ilk satışdan son ödənişə qədər izlənilə bilən biznes əməliyyatına çevrilməlidir.
Və hər mərhələ bir-biri ilə əlaqəli olduqda turizm agentlikləri məlumatları birləşdirməyə daha az vaxt, bizneslərini böyütməyə isə daha çox vaxt sərf edə bilərlər.