Rezervasiyadan Balansa: Travacco-da satışdan sonra nə baş verir?
Turizm sektorunda satışın tamamlanması çox vaxt prosesin son nöqtəsi kimi qəbul edilir.
Müştəri otel seçir, tur paketini təsdiqləyir, aviabilet alır və ya tam səyahət proqramı ilə razılaşır. Rezervasiya təsdiqlənir və kənardan baxdıqda əməliyyat başa çatmış kimi görünür.
Lakin əməliyyat baxımından əslində məhz bu anda yeni bir proses başlayır.
Hər təsdiqlənmiş rezervasiyanın arxasında maliyyə, inzibati, əməliyyat və müştəri ilə bağlı bir sıra məsuliyyətlər dayanır. Faktura hazırlanmalıdır. İlkin ödəniş qeydə alınmalıdır. Təchizatçılara olan öhdəliklər izlənilməlidir. Səyahət sənədləri hazırlanmalıdır. Ödənişlər bir neçə mərhələdə daxil ola bilər. Xərclər sistemə qeyd edilməlidir. Səyahətçi yenilənmiş məlumatlara çıxış gözləyir. Rəhbərlik isə nəticədə həmin satışın real mənfəət yaradıb-yaratmadığını bilməlidir.
Böyüyən turizm agentliyi üçün bütün bu proseslərin bir-birindən ayrı idarə olunması effektiv deyil.
Satış təsdiqləndikdən sonra məlumatlar müxtəlif Excel faylları, mesajlaşma tətbiqləri, mühasibat qeydləri, qovluqlar və ayrı-ayrı əməkdaşların şəxsi qeydləri arasında itib-batmamalıdır. Əksinə, hər mərhələnin növbəti mərhələ ilə əlaqəli olduğu sistemli əməliyyat dövrünün bir hissəsinə çevrilməlidir.
Travacco rezervasiyadan sonra baş verən proseslərə məhz bu yanaşmanı gətirir.
Satış, maliyyə, müştəri, təchizatçı, sənəd və hesabat proseslərini ayrı-ayrı əməliyyatlar kimi idarə etmək əvəzinə, Travacco onları vahid turizm agentliyi idarəetmə mühitində birləşdirir. Beləliklə, rezervasiya təsdiqdən başlayaraq maliyyə nəticələrinin görünməsinə qədər bir-biri ilə əlaqəli iş axını üzrə davam edir.
Rezervasiya əməliyyat dövrünün başlanğıcıdır
Hər rezervasiya yalnız gəlir yaratmır.
O, həm də yeni öhdəliklər yaradır.
Nisbətən sadə bir tur paketini nəzərdən keçirək. Müştəri yerləşmə, hava limanı transferi, aviabilet, ekskursiya və əlavə xidmət ala bilər. Bu xidmətlərin hər biri fərqli təchizatçı, xərc, ödəniş şərti, sənəd və ya təsdiq prosesi ilə əlaqəli ola bilər.
İndi bunu onlarla və ya yüzlərlə müştəri üçün təsəvvür edin.
Mərkəzləşdirilmiş sistem olmadıqda əməkdaşlar müxtəlif mənbələri davamlı yoxlamağa məcbur olurlar: müştəri ödənişləri üçün bir Excel faylı, təchizatçı borcları üçün başqa bir cədvəl, təsdiqlər üçün e-poçt, müştərilərlə ünsiyyət üçün mesajlaşma tətbiqləri, vauçerlər üçün ayrıca qovluqlar və xərclər üçün ayrıca maliyyə qeydləri.
Bu tapşırıqların hər biri ayrı-ayrılıqda idarəolunan görünə bilər.
Əsas çətinlik isə onların hamısını bir-biri ilə əlaqəli şəkildə idarə etməkdir.
Travacco rezervasiyaya daha geniş biznes prosesinin başlanğıcı kimi yanaşır. Satış məlumatları təsdiqdən sonra təcrid olunmaq əvəzinə fakturalaşdırma, ödənişlər, maliyyə əməliyyatları, müştəri idarəetməsi, sənədlərin təqdim edilməsi və hesabatlıq prosesləri ilə əlaqəli şəkildə davam edir.
Məqsəd yalnız nəyin satıldığını qeyd etmək deyil.
Əsas məqsəd həmin satış nəticəsində baş verən bütün prosesləri anlamaq və idarə etməkdir.
Birinci mərhələ: Satışın sistemli əməliyyata çevrilməsi
Təsdiqlənmiş rezervasiya biznes üçün dəyərli məlumatlar yaradır.
- Müştəri kimdir?
- Hansı xidmətlər alınıb?
- Ümumi satış məbləği nə qədərdir?
- Hansı təchizatçılar prosesdə iştirak edir?
- Nə qədər ödəniş edilib?
- Nə qədər məbləğ ödənilməmiş qalıb?
- Hansı sənədlər hazırlanmalıdır?
- Satışdan sonra hansı maliyyə öhdəlikləri yaranacaq?
Rezervasiya məlumatları sistemli şəkildə idarə edildikdə, həmin məlumatlardan müxtəlif əməliyyat istiqamətlərində istifadə etmək mümkün olur.
Travacco aviabiletlər, otellər, xidmətlər, tur paketləri və çoxxidmətli səyahət paketləri daxil olmaqla müxtəlif satış proseslərini dəstəkləyir. Hər satış üçün ayrıca əməliyyat mexanizmi yaratmaq əvəzinə, agentliklər bütün bu əməliyyatları vahid mərkəzləşdirilmiş sistemdə idarə edə bilirlər.
Bu xüsusilə mürəkkəb səyahətlər zamanı daha böyük əhəmiyyət daşıyır.
Çoxxidmətli rezervasiyaya bir neçə otel, transfer, tur və əlavə xidmət daxil ola bilər. Hər komponentin ayrıca idarə edilməsi inzibati iş yükünü artırır və məlumatların parçalanması riskini yüksəldir.
Travacco-da əsas məqsəd prosesin davamlılığını qorumaqdır: əməliyyat satışla başlayır, lakin satışdan sonra görülməli olan bütün işlərlə əlaqəli şəkildə davam edir.
İkinci mərhələ: Rezervasiya məlumatlarından fakturaya
Satış təsdiqləndikdən sonra maliyyə sənədlərinin hazırlanması ən vacib mərhələlərdən birinə çevrilir.
Bir çox turizm agentliklərində faktura hazırlanması hələ də təkrarlanan manual əməliyyatlar tələb edir. Əməkdaşlar müştərinin adını, xidmət məlumatlarını, qiymətləri, tarixləri və ödəniş detallarını bir sistemdən digərinə köçürməli olurlar.
Problem yalnız vaxt itkisi deyil.
Məlumatların hər dəfə əl ilə köçürülməsi uyğunsuzluq və səhv ehtimalını artırır.
Müştərinin adı fərqli formada qeyd edilə bilər. Qiymət yanlış köçürülə bilər. Son ödəniş ən son faylda əks olunmaya bilər. Faktura mövcud olsa belə, onun konkret satışla əlaqəsini izləmək çətinləşə bilər.
Travacco fakturalaşdırmanı satış prosesinə daha yaxın edir.
Fakturanı tamamilə ayrı sənəd kimi idarə etmək əvəzinə, sistem agentliklərə fakturalaşdırmanı ümumi əməliyyat prosesinin bir hissəsi kimi idarə etməyə imkan verir. Toplu faktura əməliyyatları da daxil olmaqla faktura ilə bağlı funksiyalar əməliyyat sayı artdıqca təkrarlanan inzibati işi azaltmağa kömək edir.
Bu yanaşmanın əsas üstünlüyü yalnız sənədlərin daha sürətli hazırlanması deyil.
Əsas üstünlük:
agentlik tərəfindən qeydə alınmış satış ilə həmin satış əsasında yaranan maliyyə məlumatları arasında daha güclü əlaqənin yaradılmasıdır.
Biznes böyüdükcə bu əlaqənin qorunması daha da vacib olur.
Üçüncü mərhələ: Gəlirin həqiqətən daxil olub-olmadığını bilmək
Satış göstəriciləri maliyyə nəticələri haqqında bəzən yanlış təsəvvür yarada bilər.
Şirkət yüksək aylıq satış göstəricilərinə sahib ola bilər, lakin həmin satışların əhəmiyyətli hissəsinin ödənişini hələ almamış ola bilər.
Buna görə də rezervasiyadan sonra verilməli olan ən vacib suallardan biri:
“Nə qədər satış etmişik?”
deyil.
Əsas sual budur:
“Faktiki olaraq nə qədər vəsait daxil olub?”
Turizm əməliyyatlarında ilkin ödənişlər, hissəli ödənişlər, müxtəlif ödəniş tarixləri, valyutalar və ödəniş üsulları geniş istifadə olunur. Bəzi müştərilər dərhal tam ödəniş edir, digərləri isə qalan məbləği səyahət tarixinə yaxın tamamlayırlar.
Ödənişlərin izlənilməsi manual həyata keçirildikdə əməkdaşlar müəyyən müştərinin ödəniş edib-etmədiyini, nə qədər borcunun qaldığını və növbəti ödəniş tarixini yoxlamağa xeyli vaxt sərf edə bilərlər.
Travacco daxil olan vəsaitlərin qeydə alınması və sistemli şəkildə idarə edilməsi üçün müştəri ödənişləri və maliyyə əməliyyatları üzrə xüsusi funksiyalar təqdim edir.
Bu, agentliyə rezervasiya edilmiş gəlirlə faktiki daxil olmuş vəsait arasında daha aydın fərq görməyə imkan verir.
Daha vacibi isə budur ki, ödəniş məlumatları yalnız bank hesablarında və ya əməkdaşların şəxsi qeydlərində qalmır, ümumi əməliyyat prosesinin bir hissəsinə çevrilir.
Dördüncü mərhələ: Müştəri ödənişlərindən kənara baxmaq
Müştəridən ödəniş almaq turizm agentliyinin maliyyə prosesinin yalnız bir tərəfidir.
Digər tərəfdə isə agentliyin ödəməli olduğu məbləğlər dayanır.
Otellərlə hesablaşmalar aparılmalıdır.
Transfer şirkətlərinə ödəniləcək məbləğlər ola bilər.
Tur operatorları, bələdçilər, aviaşirkətlər və digər xidmət təminatçıları müəyyən şərtlər əsasında ödəniş tələb edə bilərlər.
Yüksək gəlir gətirən rezervasiya belə, təchizatçı xərcləri və əlavə məsrəflər düzgün izlənilmədikdə aşağı maliyyə nəticəsi göstərə bilər.
Buna görə Travacco maliyyə idarəetməsini yalnız müştəri ödənişləri ilə məhdudlaşdırmır.
Strukturlaşdırılmış debitor və kreditor borcları üzrə hesabatlar vasitəsilə agentliklər müştərilərdən gözlənilən vəsaitlərə və təchizatçılara və ya digər tərəflərə ödənilməli olan maliyyə öhdəliklərinə daha aydın nəzarət edə bilirlər.
Bu vacibdir, çünki maliyyə nəzarəti yalnız ödəniş gecikdikdən sonra başlamamalıdır.
Rəhbərlər qarşıdakı öhdəlikləri onlar əməliyyat probleminə çevrilməzdən əvvəl görməlidirlər.
Biznesə hansı vəsaitlərin daxil olacağını və hansı ödənişlərin çıxacağını bilmək pul axınının planlaşdırılması və maliyyə qərarlarının verilməsi üçün daha güclü əsas yaradır.
Beşinci mərhələ: Satış ətrafında baş verən maliyyə hərəkətlərinin qeydə alınması
Hər maliyyə əməliyyatı standart müştəri və ya təchizatçı ödənişi kateqoriyasına uyğun gəlmir.
Real biznes fəaliyyətində əlavə maliyyə hərəkətləri də mövcuddur.
Digər borclar, borc ödənişləri, kreditlər, hesablar arasında vəsait köçürmələri, bonuslar, əməliyyat ödənişləri və müxtəlif xərclərin düzgün şəkildə qeydə alınması tələb oluna bilər.
Bu əməliyyatlar əsas idarəetmə sistemindən kənarda qaldıqda şirkətin ümumi maliyyə mənzərəsi tədricən natamamlaşır.
Travacco bu maliyyə hərəkətlərini daha sistemli mühitdə idarə etmək üçün xüsusi maliyyə əməliyyatları təqdim edir.
Digər borclar, borc ödənişləri, alınmış və verilmiş kreditlər, fondlararası köçürmələr, ödənişlər, bonuslar və xərc kateqoriyalarının idarə edilməsi kimi funksiyalar agentliklərə maliyyə fəaliyyətlərini daha nizamlı şəkildə qeyd etməyə imkan verir.
Bu, vacib bir dəyişiklikdir.
Sistem artıq yalnız rezervasiyaları izləməkdən ibarət deyil.
O, agentliyə həmin rezervasiyaları əhatə edən bütün maliyyə ekosistemini anlamağa kömək edir.
Altıncı mərhələ: Satışın real xərcini anlamaq
Gəlir diqqət çəkir.
Lakin mənfəət daha çox diqqət tələb edir.
5 000 avroluq satış hər zaman 3 000 avroluq satışdan daha sərfəli olmaya bilər. Real nəticə həmin əməliyyatı həyata keçirmək üçün çəkilən xərclərdən asılıdır.
Təchizatçı qiymətləri, əlavə xidmətlər, daxili xərclər, komissiyalar, geri ödənişlər və digər maliyyə hərəkətləri gəlirliliyə əhəmiyyətli dərəcədə təsir edə bilər.
Xərclər ayrıca qeydə alınırsa və ya daha pis halda yalnız hesablar manual şəkildə yoxlanılarkən nəzərə alınırsa, rəhbərlər satışların real nəticəsini anlamaqda çətinlik çəkə bilərlər.
Travacco agentliklərə xərcləri ümumi maliyyə əməliyyatlarının bir hissəsi kimi sistemləşdirməyə və qeyd etməyə imkan verir.
Beləliklə, əsas sual:
“Satış qiyməti nə qədər idi?”
olmaqdan çıxır və belə dəyişir:
“Bu satışın yekun maliyyə nəticəsi nə oldu?”
Bu fərq peşəkar biznes idarəetməsinin əsasını təşkil edir.
Çünki dövriyyə biznesin aktivliyini göstərə bilər.
Mənfəət isə onun real nəticəsini göstərir.
Yeddinci mərhələ: Ayrı-ayrı əməliyyatlardan Mənfəət və Zərər hesabatına
Güclü idarəetmə sistemi rəhbərləri biznesin maliyyə nəticələrini əl ilə yenidən hesablamağa məcbur etməməlidir.
Gündəlik əməliyyatlar nəticəsində yaranan məlumatlar sonda qərar vermək üçün istifadə edilə bilən maliyyə göstəricilərinə çevrilməlidir.
Travacco-nun hesabat imkanları məhz burada xüsusi əhəmiyyət qazanır.
Mənfəət və Zərər (Profit & Loss) funksiyası rəhbərliyə gəlirlər və xərclər arasındakı əlaqəni sistemli şəkildə təhlil etməyə imkan verir. Digər maliyyə hesabatları isə mənfəət, debitor və kreditor borcları, təchizatçılar, maliyyə vəziyyəti, ödəniş üsulları və gündəlik maliyyə fəaliyyəti üzrə daha geniş görünürlük təmin edir.
Beləliklə, qərarvericilər yalnız ayrı-ayrı rezervasiyalara deyil, agentliyin ümumi fəaliyyətində yaranan tendensiyalara baxa bilirlər.
- Hansı istiqamətlər daha yüksək gəlirlilik yaradır?
- Xərclər hansı sahələrdə artır?
- Nə qədər vəsaitin daxil olması gözlənilir?
- Hansı ödənişlər edilməlidir?
- Şirkətin ümumi maliyyə vəziyyəti necədir?
Bu suallar Travacco-nu sadəcə əməliyyatların qeydə alındığı sistem olmaqdan daha irəli aparır.
Maliyyə məlumatları artıq idarəetmə və qərarvermə üçün real resursa çevrilir.
Səkkizinci mərhələ: Müştəri səyahəti ödənişdən sonra da davam edir
Satışdan sonrakı prosesin agentliklərin diqqətdən qaçırmamalı olduğu digər tərəfi səyahətçidir.
Ödəniş etdikdən sonra belə, müştərinin məlumat ehtiyacı davam edir.
Bu gün ona vauçer, sabah uçuş məlumatı, daha sonra faktura, yola düşməzdən əvvəl otel detalları, çatdıqdan sonra transfer məlumatı və ya xaricdə olarkən hansısa səyahət sənədi lazım ola bilər.
Ənənəvi yanaşmada bu, səyahətçi ilə agentlik əməkdaşları arasında təkrarlanan ünsiyyətə səbəb olur.
- “Vauçerimi yenidən göndərə bilərsiniz?”
- “Fakturamı haradan görə bilərəm?”
- “Transferim saat neçədədir?”
- “Otel məlumatlarını yenidən göndərə bilərsiniz?”
Hər bir sorğu cəmi bir neçə dəqiqə çəkə bilər. Lakin çox sayda səyahətçi olduqda bu cür təkrarlanan ünsiyyət əhəmiyyətli əməliyyat yükünə çevrilir.
Travacco Müştəri Portalı rezervasiya prosesini birbaşa müştəriyə qədər davam etdirir.
Portal vasitəsilə səyahətçilər öz səfərləri ilə bağlı məlumatlara, o cümlədən səyahət proqramlarına, vauçerlərə, biletlərə, fakturalara, müqavilələrə, ödəniş statusuna, səyahət sənədlərinə, otel məlumatlarına, uçuş detallarına, transferlərə və digər səyahət məlumatlarına çıxış əldə edə bilirlər.
Bu, satışdan sonrakı təcrübəni iki istiqamətdə dəyişir.
Müştərilər üçün səyahət məlumatlarına çıxış daha asan olur.
Agentliklər üçün isə gündəlik məlumat paylaşımı daha sistemli və genişlənə bilən prosesə çevrilir.
Beləliklə, əməkdaşın hər sənədi təkrar-təkrar göndərməsinə ehtiyac olmadan müştəri agentliklə əlaqədə qalır.
Doqquzuncu mərhələ: Rezervasiyanın biznes analitikasına çevrilməsi
Hər tamamlanmış əməliyyat məlumat yaradır.
Bir rezervasiya əməkdaşa bir müştərinin nə aldığını göstərə bilər.
Yüzlərlə rezervasiya isə rəhbərliyə daha geniş mənzərə təqdim edir.
Bu məlumatlar satış tendensiyalarını, müştəri sayını, gözlənilən ödənişləri, ödənilməmiş məbləğləri, təchizatçılara olan öhdəlikləri, gəlir göstəricilərini, gündəlik fəaliyyəti və əməkdaşların nəticələrini göstərməyə imkan verir.
Lakin məlumat yalnız düzgün sistemləşdirildikdə dəyər yaradır.
Travacco-nun hesabat mühiti agentliklərə gündəlik əməliyyat detallarından ümumi biznes görünürlüğünə keçməyə imkan verir.
Gündəlik hesabatlar rəhbərliyə satışlar, gəlirlər, müştəri sayı, gözlənilən ödənişlər, son ödəniş tarixləri, otel check-in-ləri və əməkdaş performansı kimi göstəricilər haqqında məlumat təqdim edə bilər.
Maliyyə hesabatları isə əməliyyat fəaliyyətini maliyyə göstəriciləri ilə əlaqələndirərək əlavə analitik imkan yaradır.
Beləliklə, rəhbərin şirkətdə nə baş verdiyini anlamaq üçün hər rezervasiyanı ayrıca yoxlamasına ehtiyac qalmır.
Sistem ayrı-ayrı əməliyyatları vahid və geniş biznes mənzərəsinə çevirir.
Bir rezervasiya. Bir neçə şöbə. Vahid əlaqəli sistem.
Turizm satışından sonra yaranan əsas çətinlik hər hansı bir tapşırığın özündən ibarət deyil.
- Faktura yaratmaq idarəolunandır.
- Ödənişi qeyd etmək idarəolunandır.
- Təchizatçı borcunu yoxlamaq idarəolunandır.
- Vauçer göndərmək idarəolunandır.
- Xərci qeyd etmək idarəolunandır.
- Hesabat hazırlamaq idarəolunandır.
Əsl mürəkkəblik bütün bu proseslərin yüzlərlə rezervasiya və bir neçə əməkdaş üzrə eyni anda həyata keçirilməsi zamanı yaranır.
Proseslər bir-birindən ayrı olduqda komanda məlumatları bir sistemdən digərinə köçürməyə daha çox vaxt sərf edir.
Proseslər əlaqəli olduqda isə məlumat fasiləsiz iş axınının bir hissəsinə çevrilir.
Travacco-nun əsas yanaşması da məhz budur.
Satışların idarə edilməsi, CRM, müştəri ödənişləri, fakturalaşdırma, maliyyə əməliyyatları, təchizatçı öhdəlikləri, xərclər, hesabatlıq, sənədlər və Müştəri Portalı biznesin bir-birindən ayrı hissələri kimi fəaliyyət göstərməli deyil.
Onların hamısı eyni əməliyyat dövrünün bir hissəsinə çevrilə bilər.
Rezervasiyadan Balansa
Turizm satışı yalnız müştərinin rezervasiyanı təsdiqlədiyi an kimi qiymətləndirilməməlidir.
Həmin an bütöv bir biznes prosesləri zəncirini yaradır.
- Rezervasiya maliyyə sənədləri yaradır.
- Maliyyə sənədləri ödəniş öhdəlikləri yaradır.
- Müştəri ödənişləri təchizatçı öhdəlikləri ilə əlaqələnir.
- Təchizatçı xərcləri və biznes məsrəfləri gəlirliliyi müəyyən edir.
- Sənədlər və səyahət məlumatları müştəriyə çatdırılmalıdır.
- Əməliyyatlar maliyyə qeydlərinə çevrilir.
Sonda isə bütün bu məlumatlar rəhbərliyə biznesin düzgün istiqamətdə hərəkət edib-etmədiyini göstərməlidir.
Travacco bu mərhələlərin hamısını vahid turizm agentliyi idarəetmə platformasında birləşdirir.
Rezervasiyalar və fakturalardan başlayaraq müştəri ödənişləri, maliyyə əməliyyatları, debitor və kreditor borcları, Mənfəət və Zərər hesabatı, digər hesabatlar və müştəriyə təqdim olunan səyahət məlumatlarına qədər Travacco agentliklərə satışdan sonrakı bütün prosesləri ayrı-ayrı tapşırıqlar kimi deyil, vahid əlaqəli iş axını kimi idarə etməyə kömək edir.
Çünki rezervasiyanı bağlamaq vacibdir.
Lakin müasir turizm agentliyi üçün real əməliyyat üstünlüyü bundan sonra nə baş verdiyini dəqiq bilməkdən başlayır.
Müştərinin rezervasiyanı təsdiqlədiyi andan biznesin həmin satışın yekun maliyyə nəticəsini gördüyü ana qədər Travacco bütün prosesi əlaqəli saxlayır — rezervasiyadan balansa qədər.